Inkoop uit Europa

Een vraag die bij ons binnenkomt als “ik zoek verpakkingsmachines” is niet in te kopen. Een flink aantal Europese leveranciers verkoopt iets dat aan die omschrijving voldoet, tegen prijzen die ver uiteenlopen, en de leverancier die u gekozen zou hebben is niet per se de goedkoopste of de dichtstbijzijnde.

Daarom beginnen we met praten. Geen formulier. Een gesprek — beeld of alleen geluid, net wat bij u werkt — lang genoeg om voorbij de productnaam te komen. Wat maakt u. Wie koopt het van u. Wat doet uw huidige leverancier niet goed. Wat gebeurt er in uw bedrijf als een levering een maand te laat is.

Uit dat gesprek komt iets op papier. Daarin staat wat u zoekt: de specificatie, het aantal, de kwaliteit die u accepteert en de kwaliteit die u niet accepteert. Daarin staat ook wat wij rekenen. Allebei vastgelegd voordat het werk begint.

• Een eerste gesprek kost u niets en verplicht u tot niets
• Wij schrijven op wat wij begrepen hebben en sturen dat terug, zodat u het kunt corrigeren voordat het telt
• In de afspraak staan de specificatie, het aantal en het budget waarmee u werkt
• In de afspraak staat ons honorarium — een vast bedrag voor de opdracht of een deel van de orderwaarde, wat bij de klus past, vooraf geregeld
• Er wordt niets ingekocht voordat u bevestigd heeft dat de omschrijving klopt

Liever een week extra aan de omschrijving dan een offerte voor de verkeerde machine.

Zoekt u vanuit Kampala een leverancier in Europa, dan ziet u de website, de catalogus en het antwoord op uw mail. U ziet niet hoe lang het bedrijf bestaat, of het rekeningnummer op de factuur van dat bedrijf is, of dat er ooit iemand buiten de EU geleverd heeft.

Wij zitten in Nederland. Dat zijn precies de dingen die wij natrekken.

• Een shortlist opbouwen uit fabrikanten, groothandels en voorraadhouders — niet alleen de partijen die met export adverteren, want de beste prijs zit vaak bij een bedrijf dat nog nooit aan Oeganda gedacht heeft
• Vaststellen dat het bedrijf ingeschreven staat en werkelijk handelt, en dat de rekening waar u naartoe moet betalen van dat bedrijf is
• Vóór de order navragen wat de leverancier daadwerkelijk op papier afgeeft — een factuur met genoeg detail voor de douane, een paklijst, een oorsprongsverklaring
• Uitzoeken of ze uw aantal überhaupt willen leveren, en op welke betaalvoorwaarden
• Ze spreken in het Nederlands, in hun eigen tijdzone — dat verandert wat u te horen krijgt

U krijgt de shortlist mét de redenering erbij, inclusief de partijen die wij hebben afgevallen en waarom. De keuze blijft van u.

De ene leverancier geeft een prijs af de fabriek. De tweede geeft een prijs inclusief vervoer naar de haven. De derde geeft de eerste prijs en omschrijft hem als de tweede. Zet die drie bedragen naast elkaar en de goedkoopste is de leverancier die het vaagst was.

Wij halen de offertes uit elkaar voordat u ze vergelijkt: wat zit erin, wat niet, wat zijn de betaalvoorwaarden, wat gebeurt er bij te late levering, en wat doet de prijs als u meer of minder afneemt dan u had gezegd.

• Elke offerte herschreven op dezelfde basis, zodat de vergelijking ook een vergelijking is
• Monsters opgevraagd en beoordeeld vóór een volumeorder — en gefotografeerd, zodat u ziet wat wij zagen
• Specificatie en toleranties schriftelijk vastgelegd voordat er geld beweegt
• Onderhandelen namens u: prijs, aantal, betaalvoorwaarden, levertijd
• Een kleine koper krijgt vaak een prijs voor een kleine koper; een Nederlands bedrijf dat namens u vraagt, regelmatig niet

Zijn de monsters verkeerd, dan is dat een goedkope ontdekking. Is de container verkeerd, dan niet.

Twee weken worden er vijf. De machine gaat weg zonder het onderdeel dat in de offerte stond. Op de factuur staat een regel waar niemand het over gehad heeft. Niets daarvan is bijzonder, en niets daarvan meldt zichzelf — het komt boven als u erachteraan gaat, en een koper acht tijdzones verderop gaat er traag achteraan.

Wij gaan erachteraan in hetzelfde land, op dezelfde werkdag.

• Een vast aanspreekpunt bij de leverancier, en een vast aanspreekpunt hier
• Productie- en verzenddata getoetst aan wat er beloofd is, niet aan wat er gehoopt werd
• Wijzigingen in de order opgemerkt zolang het nog wijzigingen zijn en nog geen verrassingen
• De factuur regel voor regel naast de afspraak gelegd voordat u betaalt
• U hoort van een vertraging op het moment dat wij hem horen, ook als het slecht nieuws is

Komt er vertraging aan, dan is het bruikbare moment om dat te weten het moment dat het waarschijnlijk wordt — niet de week waarin de goederen er hadden moeten zijn.

Er zijn twee manieren om met ons te werken, en in de afspraak staat welke u gekozen heeft.

Wij brengen u samen, u doet de rest. Wij zoeken en controleren de leverancier, leggen de specificatie en de prijs vast, en dragen u een leverancier over waar u rechtstreeks bij koopt. Vanaf dat punt is de order van u. Sommige kopers hebben al een expediteur die ze vertrouwen en hadden alleen het deel nodig dat wij deden.

Wij regelen ook de export. De goederen zijn dan een opdracht, geen kennismaking. Wij boeken het vervoer, maken de exportdocumenten in orde en blijven bij de zending tot die staat waar hij horen moet.

Wat daar voor uw order onder valt — documenten, vervoer, verzekering, aflevering — leggen we vast in de afspraak, want dat hangt af van wat u verplaatst en waar het heen gaat.